Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung

Zusammenfassung der Position:
Wir suchen eine/n erfahrene/n Kreditorenbuchhalter/in zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Funktion sind Sie für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, die Durchführung von Zahlungen, die Verwaltung von Spesenabrechnungen und den Abgleich von Kreditkartentransaktionen des Unternehmens zuständig. Der Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung genauer und effizienter Finanztransaktionen und arbeitet eng mit internen Teams und externen Lieferanten zusammen.

• Job Details:
  Hybride Einrichtung (3 Tage vor Ort, 2 Tage zu Hause) Die Tage vor Ort sind Montag, Mittwoch und Freitag, während die Tage, an denen Sie von zu Hause aus arbeiten, Dienstag und Donnerstag sind. Sie werden im Eastwood-Büro arbeiten.
  Montag bis Freitag | 7:00 AM bis 4:00PM EST
  *nachUS-Feiertagen

Zuständigkeiten:

Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung (AP) und Zahlungen an Lieferanten:

• Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Kodierung, Genehmigung und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Überweisung von Zahlungen an Lieferanten im Buchhaltungssystem, wobei sicherzustellen ist, dass die Rechnungen ordnungsgemäß abgeglichen und abgestimmt werden.
• Überprüfung und Abstimmung von Lieferantenabrechnungen und rechtzeitige Behebung von Unstimmigkeiten.
• Einrichten neuer Lieferanten und Führen genauer AP-Aufzeichnungen und Unterlagen für die Einhaltung von Vorschriften und Audits.
• Zusammenarbeit mit dem Beschaffungswesen und anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass Rechnungen ordnungsgemäß genehmigt und bearbeitet werden.
• Mithilfe bei der Vorbereitung der wöchentlichen Zahlungsläufe, um die rechtzeitige Bezahlung der Lieferanten zu gewährleisten.
• Unterstützung bei der Erstellung von Monatsabschlüssen, einschließlich Bankabstimmung im Zusammenhang mit Barauszahlungen, AP-Abstimmungen und Berichterstattung.

Verwaltung und Abgleich von Kreditkarten und Spesenberichten:

• Überprüfung und Genehmigung von erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Spesenabrechnungen, die von Mitarbeitern eingereicht werden, um sicherzustellen, dass die Abteilung und die Kodierung korrekt sind.
• Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Klärung von Unstimmigkeiten. Nachverfolgung von fehlenden Quittungen oder fehlerhaften Einreichungen bei den Mitarbeitern.
• Abgleich von Kreditkartentransaktionen mit eingereichten nicht erstattungsfähigen Spesenabrechnungen.

Bankwesen und Systemunterstützung:

• Unterstützung beim Übergang von der bisherigen zur neuen Bank, um einen reibungslosen Bankbetrieb zu gewährleisten.
• Unterstützung bei der Einführung der neuen Kreditkarten- und Spesenabrechnungsplattform.
• Unterstützung bei der Einführung des neuen ERP-Systems, um sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe der Kreditorenbuchhaltung ordnungsgemäß integriert sind.
• Erarbeitung von Empfehlungen für Prozessverbesserungen und Automatisierung in den Bereichen Rechnungswesen und Spesenabrechnung.

Qualifikationen und Fertigkeiten:

• Mehr als 3 Jahre Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung oder im allgemeinen Rechnungswesen.
• Erfahrung in der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und der Ausführung von Zahlungen.
• Erfahrung mit dem Abgleich von Kreditkarten und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
• Beherrschung von Rechnungslegungs- und Buchhaltungssystemen (z. B. QuickBooks, NetSuite, Intacct).
• Vertrautheit mit Plattformen zur Ausgabenverwaltung (z. B. Expensify, Ramp) ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, gute Excel-Kenntnisse, ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Englisch.
• Fähigkeit, unabhängig in einem entfernten Umfeld zu arbeiten und mit einem in den USA ansässigen Finanzteam zusammenzuarbeiten.
• Erfahrung im Bereich Shared Services oder ausgelagerte Finanzen für nordamerikanische Unternehmen ist von großem Vorteil.
• Vertrautheit mit der Umstellung von Banken und der Einführung von ERP-Systemen sowie Kenntnisse von Automatisierungswerkzeugen und bewährten Verfahren für die Rechnungslegung sind von Vorteil.