Functieoverzicht:
We zijn op zoek naar een ervaren Accounts Payable (AP) Specialist voor ons team. Deze functie is verantwoordelijk voor het verwerken van facturen van leveranciers, het toepassen van betalingen, het beheren van onkostendeclaraties en het reconciliëren van creditcardtransacties van het bedrijf. De AP Specialist speelt een cruciale rol in het garanderen van accurate en efficiënte financiële transacties terwijl hij/zij nauw samenwerkt met interne teams en externe leveranciers.
- Functie details:
Hybride opstelling (3 dagen op locatie, 2 dagen thuis) De dagen op locatie zijn maandag, woensdag en vrijdag, terwijl de thuiswerkdagen dinsdag en donderdag zijn. Je rapporteert aan het kantoor in Eastwood.
Maandag tot vrijdag | 7:00 AM tot 4:00 EST
*NaAmerikaanse feestdagen
Verantwoordelijkheden:
Accounts Payable (AP) verwerking en leveranciersbetalingen:
- Verwerken van facturen van leveranciers, zorgen voor de juiste codering, goedkeuring en naleving van het bedrijfsbeleid.
- Betalingen toepassen op leveranciers in het boekhoudsysteem en ervoor zorgen dat facturen correct worden gematcht en aangesloten.
- Controleren en aansluiten van leveranciersverklaringen, waarbij afwijkingen tijdig worden opgelost.
- Zet nieuwe leveranciers op en houd nauwkeurige AP-administratie en -documentatie bij voor naleving en audits.
- Samenwerken met inkoop en andere afdelingen om ervoor te zorgen dat facturen op de juiste manier worden goedgekeurd en verwerkt.
- Assisteren bij de voorbereiding van wekelijkse betalingen, zodat leveranciers op tijd betaald worden.
- Assisteren bij het afsluiten van de maand, inclusief bankreconciliatie met betrekking tot contante betalingen, AP-reconciliaties en rapportage.
Beheer en afstemming van creditcards en onkostendeclaraties:
- Beoordelen en goedkeuren van terugbetaalbare en niet-terugbetaalbare onkostendeclaraties van werknemers, zorgen dat de afdeling en codering correct zijn.
- Ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd en eventuele afwijkingen oplossen. Zorg voor de follow-up van medewerkers bij ontbrekende of onjuiste bonnen.
- Creditcardtransacties vergelijken met ingediende niet-vergoedbare onkostendeclaraties.
Bank- en systeemondersteuning:
- Ondersteuning bieden bij de overgang van de huidige bank naar de nieuwe bank, zodat de bankactiviteiten soepel verlopen.
- Assisteren bij de implementatie van het nieuwe creditcard- en onkostendeclaratieplatform.
- Assisteren bij de implementatie van het nieuwe ERP-systeem en ervoor zorgen dat AP-workflows goed worden geïntegreerd.
- Aanbevelingen doen voor procesverbeteringen en automatisering in AP en onkostendeclaraties.
Kwalificaties en vaardigheden:
- 3+ jaar ervaring in crediteurenadministratie of algemene boekhouding.
- Ervaring met het verwerken van facturen van leveranciers en het toepassen van betalingen.
- Ervaring met creditcardreconciliatie en het verwerken van onkostendeclaraties.
- Bedrevenheid in AP en boekhoudsystemen (bijv. QuickBooks, NetSuite, Intacct).
- Bekendheid met platforms voor onkostenbeheer (bijv. Expensify, Ramp) is een pluspunt.
- Sterke aandacht voor detail, vaardig in excel, uitstekende communicatie in mondeling en schriftelijk Engels.
- In staat zijn om zelfstandig te werken in een externe omgeving en samen te werken met een financieel team in de VS.
- Ervaring in een shared services of outsourced finance rol voor Noord-Amerikaanse bedrijven is een sterk pluspunt.
- Bekendheid met banktransities en ERP-systeemimplementaties en kennis van AP-automatiseringstools en best practices is een pluspunt.