Zusammenfassung der Position:
Wir suchen einen internen Buchhalter ( m/w), der die volle Verantwortung für unsere Rechnungsstellung, Verbindlichkeiten, Forderungen und die Verfolgung der Auftragskosten übernimmt. Sie werden die Person sein, die sicherstellt, dass alle Ausgaben korrekt sind und dem richtigen Auftrag zugeordnet werden - damit unsere Bücher sauber bleiben und unsere Rechnungen stimmen.
Wenn Sie detailorientiert sind, gerne Daten abgleichen und Spaß am Aufbau reibungsloser Buchhaltungssysteme haben, ist diese Stelle genau das Richtige für Sie.
Job Details:
- Arbeit von zu Hause aus
- Montag bis Freitag | 8 PM bis 5 AM Philippinische Zeit
- Nach philippinischen Feiertagen
Zuständigkeiten:
Auftragskalkulation und Abrechnung (Ihr Hauptaugenmerk)
- Ziehen Sie abgeschlossene Jobs oder Arbeitsaufträge aus Jobber und erstellen Sie Rechnungen in Zoho Books.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Materialien, Unterauftragnehmer, Mieten und Arbeitsleistungen in jeder Rechnung aufgeführt sind.
- Stimmen Sie Banküberweisungen, Kreditkarten und Lieferantenrechnungen ab und ordnen Sie jeden Einzelposten dem richtigen Auftrag, der richtigen Phase oder dem richtigen Kostencode zu.
- Pflegen Sie eine saubere WIP-Ansicht (Work-in-Progress ) und verfolgen Sie die Margen pro Auftrag.
Forderungen
- Versenden Sie Rechnungen umgehend (am selben oder am nächsten Tag nach Abschluss der Arbeit).
- Verwalten Sie die Fälligkeit von Krediten, verfolgen Sie Inkassoverfahren und buchen Sie Zahlungen.
- Verfolgen Sie Einbehalte, Änderungsaufträge und Kautionen.
Kreditoren und Einkauf
- Führen Sie einen 3-Wege-Abgleich durch: Bestellung → Lieferschein/Foto → Rechnung des Lieferanten.
- Planen Sie Zahlungen unter Berücksichtigung des Cashflows.
- Halten Sie die Lieferantenprofile auf dem neuesten Stand und überwachen Sie die Materialpreise (z. B. Kupfer, Rohre, Fittings) mithilfe der Automatisierungen von Zoho CRM.
Abschluss & Einhaltung
- Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Monatsabschluss: Bank- und Kreditkartenabgleiche, WIP-Aktualisierungen und Umsatzsteuererklärungen.
- Halten Sie Kunden-, Lieferanten- und Artikellisten organisiert und standardisiert.
- Behalten Sie einheitliche Namenskonventionen für Artikel und Kostencodes bei.
Qualifikationen:
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Buchhaltung, idealerweise im Baugewerbe oder im Dienstleistungssektor.
- Kenntnisse in Zoho Books oder einer ähnlichen Cloud-Buchhaltungssoftware sind von Vorteil.
- Gute Kenntnisse in den Bereichen Ausgangs- und Eingangskontrolle, Abstimmungen und WIP/Auftragskalkulation.
- Fortgeschrittene Excel- oder Google Sheets-Kenntnisse (Lookups, Pivots, Formeln).
- Ausgezeichnete schriftliche Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
- Erfahrung mit oder Interesse an den folgenden Themen ist von Vorteil:
- Zoho-Tools wie Zoho Expense, Zoho Flow, Zoho Analytics oder leichtes Deluge-Scripting.
- Außendienstplattformen wie Jobber.
- CSV-Importe/Exporte, Prozessautomatisierungen (Zapier oder Make) und Dashboard-Erstellung.
- Progress Billing (AIA) und Multi-Tax-Jurisdiktionen.