Zusammenfassung der Position:
Der Billing Officer ist für das Onboarding neuer Kunden, die Pflege von Servicedaten und die Bearbeitung von Rechnungen über Systeme wie Autotask und Xero zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören auch die Bearbeitung von Kundenanfragen zur Rechnungsstellung und die Sicherstellung, dass die Gebühren der Lieferanten durch regelmäßige Abgleiche über unsere Plattform für Lieferantenabgleiche korrekt sind. Detailgenauigkeit, ein sicherer Umgang mit dem System und eine proaktive Denkweise sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Rechnungsstellung sowohl für unsere Kunden als auch für unsere internen Teams reibungslos und genau funktioniert.
Job Details:
- Bis auf Weiteres von zu Hause aus arbeiten
- Montag bis Freitag | 6 AM bis 15 PM
Zuständigkeiten:
Kundeneinführung & Serviceeinrichtung
- Akkurate Aufnahme neuer Kunden in Autotask und Aktualisierung der CRM-Daten
- Dienste, Pläne, Preise und Mengen einrichten und pflegen
- Sicherstellung der Datenkonsistenz zwischen CRM-Datensätzen und Abrechnungssystemen
Verwaltung der Rechnungen
- Erstellen und Ausstellen von Rechnungen über Xero auf der Grundlage von Daten in Autotask
- Sicherstellen, dass die monatliche Rechnungsstellung korrekt, vollständig und termingerecht erfolgt
- Aktualisierung der Abrechnung, wenn Dienste hinzugefügt, entfernt oder gekündigt werden
Unterstützung bei der Rechnungsstellung
- rechtzeitige und professionelle Beantwortung von Kundenanfragen zur Rechnungsstellung
- Vornahme notwendiger Rechnungsanpassungen aufgrund von Änderungen oder Korrekturen der Dienste
- enge Zusammenarbeit mit internen Teams zur Lösung von Kundenproblemen
Abgleich mit dem Lieferanten
- Abgleich der Lieferantendaten mit der CloudOlive-Plattform für den Lieferantenabgleich
- Ermittlung etwaiger Diskrepanzen bei den Anbietern
- dem Manager und dem Operationsteam notwendige Änderungen vorschlagen
Zusammenarbeit und Berichterstattung
- enge Zusammenarbeit mit weiteren Finanz-, Betriebs- und Vertriebsteams, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten
- Unterstützung bei der Berichterstattung und Dokumentation im Zusammenhang mit Abrechnungs- und Leistungsdaten
- Unterstützung anderer Ad-hoc-Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und Projekten nach Bedarf
Qualifikationen:
- Frühere Erfahrungen in der Rechnungsstellung, Buchhaltung oder einer ähnlichen Funktion
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hohes Maß an Genauigkeit
- Gute Kenntnisse der Abrechnungssysteme und -verfahren
- Vertrautheit mit Tools wie Xero, Autotask und Plattformen für den Lieferantenabgleich sind von Vorteil
- Beherrschung von Excel
- Proaktive Denkweise mit der Fähigkeit, Probleme zu erkennen und Verbesserungen vorzuschlagen
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Bereitschaft zu lernen
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem Team
- Fähigkeit zu effizientem Zeitmanagement und zur Einhaltung regelmäßiger Fristen
Gut zu haben:
- Frühere Erfahrungen in der Telekommunikations-, IT- und MSP-Branche
- Verständnis der Telco/IT/MSP-Abrechnungsmodelle