Boekhoudmanager

Functieoverzicht:

De Accounting Manager beheert alle aspecten van de boekhouding, waaronder facturering en incasso van klanten, crediteuren en betalingen van leveranciers, salarisverwerking en naleving van regelgeving (waaronder vereisten van LGU, PEZA en BIR).

Daarnaast houdt deze functie toezicht op het opstellen en analyseren van financiële rapporten, het uitvoeren van maandafsluitingen en het waarborgen van de juistheid en tijdigheid van alle financiële informatie voor de besluitvorming en naleving van lokale belasting- en regelgevende instanties. De functie vereist een zeer goed georganiseerde en detailgerichte professional met een sterke achtergrond in boekhouding en financieel management.

Functie details:

Tijdelijk thuiswerk - indien nodig op locatie (Bridgetown, QC)
Maandag tot vrijdag | 11 AM tot 8 PM PH Tijd - kan veranderen afhankelijk van de behoeften van de organisatie

*Na PH Feestdagen

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

1. Facturering en incasso (klantgerelateerd)

• Het end-to-end factureringsproces beheren en zorgen voor accurate, tijdige en correcte facturering voor klanten.
• Toezien op het beheer van debiteuren, zorgen dat deze op tijd worden geïnd en dat achterstallige saldi tot een minimum worden beperkt.
• Eventuele verschillen in facturering oplossen door samen te werken met interne teams (bijv. Account Management, HR, Recruitment, etc.) en klanten.
• Bewaak verouderingsrapporten en neem passende maatregelen om de cashflow te verbeteren.
• Strategieën implementeren om de efficiëntie van het facturerings- en inningsproces te verbeteren.

2. Crediteuren en betalingen aan leveranciers

• Toezicht houden op de crediteurenadministratie en ervoor zorgen dat alle facturen van leveranciers nauwkeurig worden verwerkt en op tijd worden betaald.
• Zorgen voor naleving van bedrijfsbeleid, contracten en leveranciersvoorwaarden tijdens het uitbetalingsproces.
• Relaties met leveranciers onderhouden en problemen met betalingsverschillen oplossen.
• Toezien op het opstellen van maandelijkse crediteurenplanningen en zorgen voor tijdige rapportage.
• Zorgen voor de juiste documentatie en goedkeuring van alle betalingen en uitbetalingen aan leveranciers.

3. Loonverwerking

• De volledige salarisverwerking beheren en ervoor zorgen dat alle werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald, in overeenstemming met de lokale wetgeving.
• Urenstaten controleren, salarisinhoudingen, bonussen en provisies berekenen en zorgen voor een correcte afhandeling van belastingen.
• Zorgen voor naleving van regelgeving met betrekking tot salarisadministratie, waaronder wettelijke uitkeringen (bijv. SSS, PhilHealth, Pag-IBIG) en belastingwetten.
• Coördineren met HR voor het bijwerken van personeelsbestanden en classificaties voor salarisverwerking.
• Samenwerken met HR- en Business Development-teams om geschillen over de salarisadministratie op te lossen, escalaties aan te pakken en problemen met het salarisadministratiesysteem op te lossen.
• Identificeren en escaleren van terugkerende problemen met de salarisadministratie naar de juiste afdelingen om het proces te verbeteren en op te lossen.

4. Naleving en controle door LGU, PEZA en BIR

• Zorgen voor naleving van lokale overheidseenheid (LGU), Filippijnse economische zone
• Authority (PEZA) en de voorschriften van het Bureau of Internal Revenue (BIR), waaronder belastingaangiften, -betalingen en -documentatie.
• Voorbereiden en indienen van vereiste belastingaangiften, waaronder btw, inkomstenbelasting, bronbelasting en andere relevante belastingaangiften in overeenstemming met de BIR-vereisten.
• Zorgen voor tijdige indiening van nalevingsrapporten en betalingen met betrekking tot LGU en PEZA belastingvoordelen, indien van toepassing.
• Contact onderhouden met overheidsinstanties voor audits, goedkeuringen en belastinggerelateerde zaken.
• Beheren van interne en externe audits, zorgen dat alle financiële en belastinggerelateerde documentatie compleet en accuraat is en beschikbaar voor inspectie.

5. Financiële rapportage

• Toezien op het opstellen van nauwkeurige en tijdige financiële overzichten, waaronder balansen, winst-en-verliesrekeningen en kasstroomoverzichten.
• Implementeren en beheren van het maandelijkse afsluitproces, zorgen voor een tijdige en accurate voorbereiding van de financiële resultaten.
• Rekeningen nakijken en aansluiten, waaronder bankrekeningen, kasrekeningen, debiteurenrekeningen, crediteurenrekeningen en grootboekrekeningen.
• Zorg ervoor dat alle noodzakelijke journaalposten worden geboekt, inclusief overlopende posten, aanpassingen en herclassificaties.
• Ervoor zorgen dat alle benodigde financiële gegevens beschikbaar zijn voor de maandelijkse afsluiting.
• Nauw samenwerken met andere afdelingen om eventuele afwijkingen op te lossen voor de afsluiting.
• Groepsrapportagetaken beheren, zorgen voor accurate consolidatie en rapportage van financiële resultaten voor de hele organisatie.
• Coördineren met boekhoudteams van dochterondernemingen of filialen om te zorgen voor afstemming en consistentie in de financiële verslaglegging.
• Toezicht houden op het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening voor de groep en ervoor zorgen dat de grondslagen voor financiële verslaggeving van de groep worden nageleefd.
• Assisteren bij het opstellen van maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse financiële rapporten voor het management en belanghebbenden.
• Analyseer financiële prestaties en geef het management inzicht in kostenbeheersing, winstmarges en andere belangrijke financiële cijfers.
• Zorgen voor naleving van de standaarden voor financiële verslaglegging (bijv. PFRS) en het bedrijfsbeleid.
• Coördineren met externe auditors en assisteren bij het jaarlijkse auditproces, waarbij je ervoor zorgt dat alle vereiste informatie wordt verstrekt.

Extra verantwoordelijkheden:

• Leiding geven aan en aansturen van het boekhoudteam en zorgen voor coaching en ontwikkeling van het personeel.
• Samenwerken met andere afdelingen, zoals HR, Account Management,
• Recruitment, Admin, Business Excellence en andere gerelateerde afdelingen, om een soepele financiële operatie en naleving te garanderen.
• Interne controles en procesverbeteringen ontwikkelen en implementeren om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de boekhoudfuncties te verbeteren.
• Assisteren bij budgettering, prognoses en financiële planningsprocessen.
• Op de hoogte blijven van wijzigingen in boekhoudregels, belastingwetten en compliance-eisen om ervoor te zorgen dat de organisatie aan de regels blijft voldoen.
• Beslissingen nemen over de dagelijkse boekhouding en dringende financiële kwesties behandelen.
• fungeren als escalatiepunt voor onopgeloste problemen binnen de boekhoudfunctie.
• Een vlotte communicatie onderhouden met andere afdelingen en het management bij afwezigheid van de directeur Boekhouding.

Kwalificaties:

• Bachelordiploma in boekhouding, financiën of een verwant vakgebied (vereist).
• CPA-certificering (of gelijkwaardig) verdient de voorkeur.
• Minimaal 6 jaar ervaring in boekhouding, waarvan minimaal 3 jaar in een leidinggevende of toezichthoudende functie.
• Diepgaande kennis van boekhoudprincipes, financiële verslaglegging, salarisverwerking en naleving van belastingwetgeving.
• Sterke kennis van LGU-, PEZA- en BIR-regelgeving, inclusief ervaring met belastingaangiften en -controles.
• Bedreven in boekhoudsoftware en ERP-systemen (bijv. QuickBooks)
• Gevorderde vaardigheid in Microsoft Excel en tools voor financiële analyse.
• Sterke aandacht voor detail en organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Sterke leiderschapskwaliteiten met een focus op samenwerking, waarbij teamleden in staat worden gesteld om gezamenlijke doelen te bereiken.
• Met een proactieve en enthousiaste houding, die een ondersteunende en inclusieve teamomgeving bevordert.
• Het vermogen om je aan te passen aan veranderende prioriteiten en uitdagingen met behoud van een positieve, oplossingsgerichte benadering.