役職概要
グローバルなビジネス環境において、上級管理職をサポートする、組織力に優れ、自発的で、細部まで気を配れるエグゼクティブアシスタントを募集しています。この役職では、複雑なスケジュール管理、海外出張の手配、経費精算、および日常的な事務サポートに重点を置いて業務を行っていただきます。
理想的な候補者は、洗練された対応力と機転に富み、異なるタイムゾーンにまたがる複数の上級管理職をサポートしつつ、自律的に業務を遂行できる方です。この役職は、海外拠点の経営幹部へのサポート経験があり、目まぐるしいスケジュールや出張計画、経営幹部の優先事項の管理に慣れている方に最適です。
仕事の詳細
- 勤務形態：在宅勤務
- 勤務時間：月曜日～金曜日、午後5時から午前2時（マニラ時間）
- 祝日カレンダー：英国の祝日
責任
経営陣のサポートおよびスケジュール管理
- 複数のタイムゾーンにまたがる上級ステークホルダーの複雑なスケジュールを管理する
- 経営幹部の時間を効率的に活用しつつ、社内外の会議をスケジュールする
- カレンダーの競合、スケジュールの重複、および直前の変更を予測し、解決する
- 会議の手配を調整し、経営陣が十分な説明を受け、万全の準備を整えられるようにする
- 複数の関係者のスケジュールや優先順位を常に把握しておく
旅行の手配
- 国内外の旅行手配（航空券、ホテル、現地移動手段など）を担当する
- 旅行業者や指定の旅行パートナーと連携し、予約内容が正確であり、幹部の希望に沿ったものであることを確認する
- 明確かつ詳細な旅行日程を作成する
- 旅行に関する変更、運休・遅延、または緊急のご要望に対し、継続的なサポートを提供します
- 異なる地域やタイムゾーンにわたる出張手配において、経営幹部をサポートする
経費管理
- 会社の規定に従って、役員経費の処理、追跡、および照合を行う
- 受領、提出、および承認に関する完全かつ正確な記録を維持する
- 社内の経費管理システムやツールを効率的に活用する
- 経費の申請が期限内に提出され、適切な書類が添付されていることを確認する
行政調整
- Outlook、電子メール、およびその他の社内システムを通じてコミュニケーションを管理する
- アクションアイテム、文書、および経営陣からの要請について、事務的なフォローアップを行う
- 機密情報の取り扱いにおいては、高い機密保持とプロ意識を貫く
- 業務上の必要に応じて、臨時の調整業務を支援する
参加資格
- エグゼクティブアシスタント、パーソナルアシスタント、バーチャルアシスタント、またはこれらに類する経営幹部サポート業務において、3年以上5年未満の実務経験
- 上級管理職や海外クライアント、あるいはその両方をサポートした実績があること
- 複数の経営幹部を同時にサポートできる実績がある
- 複数の関係者やタイムゾーンにまたがる複雑なスケジュール管理において豊富な経験を持つ
- 航空券の手配、ホテルの予約、現地での移動手段の手配など、旅行の手配全般に関する確かな経験
- 経費管理プラットフォーム（できればSAP Concur）を用いた経費の処理および管理の経験
- Microsoft OutlookおよびMicrosoft Officeアプリケーションに精通している
- 英語による優れた文章力および会話力
- 非常に几帳面で、細部まで気を配る
- リモート環境において、自律的かつ効果的に業務を遂行できる
- 高いプロ意識、慎重さ、および守秘義務を遵守している