役職概要
採用・業務コーディネーターは、当社のチームにおいて不可欠な役割を担い、介護スタッフの採用、従業員管理、クライアントとの連絡、スケジュール管理などをサポートしていただきます。社内チームと緊密に連携し、日々の業務の効率化、データの正確性の維持、そして介護スタッフとご家族の双方への質の高いサービスの提供に貢献していただきます。この職務には、細部への強い注意力、優れた組織力、そして様々なソフトウェアツールを自信を持って使いこなす能力が求められます。 理想的な候補者は、自発的に行動し、円滑なコミュニケーション能力を持ち、家族中心の活気ある環境において、優先順位の変動にも柔軟に対応できる方です。
仕事の詳細
勤務スケジュール：土曜日～水曜日、午前0時～午前9時（マニラ時間）
研修スケジュール：月曜日～金曜日、午後10時～午前7時（マニラ時間） – 2週間の研修
勤務形態：リモート（在宅勤務）
その後の休暇：研修期間中に協議する
責任
採用と候補者パイプラインの管理
- 介護職員の採用プロセス全般をサポートします。具体的には以下の通りです：
- 候補者の選考プロセスが円滑に進むよう、整理された最新の採用パイプラインを維持する
- インタビューの日程調整と手配
- 身元調査の実施
- インタビューの実施
- 採用パイプラインの不足を積極的に特定し、チームと連携して採用ニーズを満たす
スケジュール管理のサポート
- スケジューリング・コーディネーターと連携し、介護スタッフの勤務スケジュール作成業務を支援する。具体的には以下の通り：
- 繁忙期、急な欠員、または人員不足時のシフト対応を支援する
- 介護者へのシフト確認、リマインダー、およびフォローアップの送信
- 未確定のシフトを把握し、人員確保のための連絡・調整を支援する
- スケジューリングシステム上で介護スタッフの勤務可能状況を管理・更新し、人員配置の決定において正確性を確保する
- スケジューリング上の課題を特定し、上層部に報告する
- 採用部門と連携し、需要に基づいて採用ニーズの優先順位を決定することで、人員配置の不足を解消する
オペレーション
- 介護者およびご家族とのコミュニケーション：介護者やご家族に対し、お問い合わせへの対応、スケジュールの変更情報の共有、勤務後のフォローアップを通じてフィードバックを収集し、満足度を確保するなど、迅速かつ専門的なコミュニケーションを図る。
- 出勤管理およびデータ管理：介護スタッフの出勤状況を把握し、傾向や課題を特定・報告するとともに、すべてのシステム（例：Monday.com、Core Operating System）において正確かつ最新の記録を維持する
- マーケティングおよび事務サポート：メールの作成・送信、ソーシャルメディアの運用支援など、マーケティングおよび事務業務のサポートを行うほか、必要に応じてその他の業務も担当します。
参加資格
- 以下のいずれかの分野で2年以上の実務経験がある方は歓迎します：採用業務の調整、スケジュール管理、カスタマーサービス、またはマーケティング
- 優れた英語力（読解、作文、会話。明確かつプロフェッショナルなコミュニケーション能力が必須）
- 優れた組織力と、細部への並外れた配慮
- ITリテラシーが高く、以下のソフトウェアプラットフォームを含む（これらに限定されない）複数のツールを自在に扱える：Monday.com、採用管理システム（ATS）、ZoomおよびMicrosoft Teams/Office、Constant Contact、Canva、Facebook Business Manager、Slack、SharePoint
- 米国東部標準時の時間帯（必要に応じて夜間や週末の勤務を含む）に勤務できる方
- スケジュールに柔軟に対応できます。特に研修期間中や、会社のニーズの変化に応じて
- 積極的で前向きな姿勢、そして学び、適応しようとする意欲
- 「家族第一」を掲げ、サービス志向のチーム文化と強く調和している