ポジションの概要
バーチャルアシスタントは、クライアントの日常業務をサポートする重要な役割を担っていただきます。優れた判断力、高い技術力、機密情報を慎重に扱う能力が求められます。また、起業家精神に溢れ、ニーズを先取りし、率先して行動し、日常的な指示を必要とせずに自立的に問題を解決できる方を求めています。
仕事の詳細
- 在宅ワーク
- 月曜日～金曜日｜午後9時～午前6時または午後10時～午前7時（マニラ時間）
- PHホリデー
職務内容
エグゼクティブ＆アドミニストレーティブ・サポート
- CEOの右腕として、カレンダー、優先順位、受信トレイを管理する。
- ニーズを予測し、文書や調査を積極的に準備し、最小限の監督でフォローする。
- 通信文書やプレゼンテーションの草稿、校正、書式を整え、クライアントに対応できるようにする。
- 複数のクライアントやコンサルタントにまたがるミーティング、アポイントメント、ロジスティクスの調整。
オペレーション＆文書管理
- SharePoint/OneDriveの電子ファイリングシステムを整理・管理する。
- PeopleWiseHRファイルの命名とバージョン管理の標準を適用し、実施する。
- クライアントに配布する人事成果物、方針、報告書のフォーマット作成。
- Microsoft Planner/Listsを使用して、社内プロジェクトの成果物を追跡・管理する。
リサーチ＆プロジェクト・コーディネーション
- 人事コンプライアンスに関するトピック、業界ベンチマーク、ベストプラクティスに関する調査を実施する。
- 最高経営責任者（CEO）／広報部長のために、調査結果を明確で実用的な報告書にまとめる。
- コンサルタントやベンダーと調整し、タイムリーな更新とドキュメントの流れを確保する。
マーケティング＆コンテンツ・サポート（必要に応じて）
- ブランデッドデッキ、トレーニング資料、コンサルタントツールキットの作成支援。
- ソーシャルメディアスケジューリングのサポート（LinkedIn中心）、Canva/PowerPointの軽いデザイン。
資格：
- 文書および口頭での英語コミュニケーション能力が高い
- 3-5年のバーチャルアシスタント、エグゼクティブアシスタント、人事総務アシスタントの経験。
- ペースの速い環境でC-suiteエグゼクティブをサポートした実績のある方。
- 人事/コンサルティング環境での経験、または直接の経験があることが望ましい。
- 機知に富み、独立心が旺盛で、指示を待つのではなく、ニーズを予測することができる。
- 起業家マインド：積極的で、解決志向が強く、成長ビジネスで働くことに抵抗がない。
- Microsoft 365（Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive、Planner/Lists）の習熟度
- Canva、PowerPoint、プロジェクト管理ツールに精通していること。
- 慎重を期して機密情報を管理する能力。
- QuickBooks Onlineの使用経験があれば尚可。