Veranstaltungen

Outsourcing von Veranstaltungsaufgaben

Veranstaltungsplanung und -management sind eine Multimilliarden-Dollar-Branche, die allein in den USA jährlich mehr als eine Million Arbeitsplätze schafft. Trotz der beispiellosen Unterbrechung durch die Pandemie wird der Marktwert des Veranstaltungssektors bis 2030 voraussichtlich auf 538,6 Milliarden Dollar ansteigen, was einer CAGR von 13 Prozent entspricht. In der globalen Prognose 2025 von American Express für den Sektor gaben die befragten Planer an, dass sie erwarten, dass persönliche Veranstaltungen innerhalb der nächsten zwei Jahre wieder das Niveau von vor der Pandemie erreichen werden. Es gibt auch eine wachsende Nachfrage nach einzigartigen Erlebnisveranstaltungen, da Millennials - von denen 70 Prozent Erlebnisse über materielle Besitztümer stellen - ihren Einfluss auf den Markt geltend machen.

Die Verantwortung für die Organisation einer Veranstaltung, eines Treffens oder einer Konferenz einem Dritten zu übertragen, ist für jedes Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Ob die Planung einer Veranstaltung ausgelagert werden soll oder nicht, hängt von der Größe und Komplexität der Veranstaltung und der Fähigkeit des unternehmensinternen Teams ab, die Veranstaltung erfolgreich zu managen und durchzuführen.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Höhe der Kosten, die eingespart werden können, wenn die Veranstaltungen intern verwaltet werden, anstatt sie an einen Dritten auszulagern. Wenn Unternehmen sich dafür entscheiden, alles selbst zu managen, müssen sie sich darüber im Klaren sein, dass einige ihrer wichtigsten Mitarbeiter für lange Zeit mit der Suche nach Veranstaltungsorten, der Verwaltung von Teilnehmern und Anmeldungen, der Erstellung von Veranstaltungsmaterialien und anderen zeitintensiven Aufgaben beschäftigt sein werden. Abgesehen von dem Zeitaufwand kann mangelnde Erfahrung in diesem Bereich das Unternehmen am Ende mehr kosten, als wenn ein Experte diese Aufgabe übernimmt.

Eventmanagement-Unternehmen können auch versuchen, bestimmte spezialisierte, arbeitsintensive Aufgaben wie Back-Office-Support und Kalkulation auszulagern, um die Effizienz ihrer Dienstleistungen zu optimieren und ihren Kunden die niedrigsten Kosten und den bestmöglichen Service zu bieten.

Auszulagernde Veranstaltungsaufgaben

Anbieter von Veranstaltungsdienstleistungen konzipieren, planen und leiten Firmenveranstaltungen, Konferenzen, Networking-Events, Roadshows, Unterhaltungsprogramme, Ausstellungen und Seminare. Zu den Kunden gehören alle Arten von Start-ups und Kleinstunternehmen bis hin zu erstklassigen Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen. Entscheidend ist, dass die Unternehmen mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, der über umfassende Erfahrung in der Planung von branchen- und unternehmensspezifischen Veranstaltungen verfügt.

Veranstaltungsplaner können bestimmte Punkte auf der Tagesordnung eines Kunden abdecken oder die gesamte Veranstaltung von Anfang bis Ende betreuen. Zu den Aufgaben, die ausgelagert werden können, gehören:

• Budgetierung (Erstellung eines Budgets mit realistischen Optionen)
• Kreatives Denken (realisierbare, unkonventionelle Ideen)
• Entwicklung eines Plans für Datensicherung und Risikomanagement
• Vorauswahl und Auswahl des Veranstaltungsortes
• Koordination der Lieferanten (einschließlich Catering, Transport, AV und Unterhaltung, Online-Registrierung, Webmaster-Aufgaben, Sponsoring usw.)
• Verwaltung und Gestaltung der digitalen und physischen Kommunikation von Veranstaltungen
• RSVP-Verwaltung
• Zahlungen und Cashflow-Management
• Verwaltung vor Ort
• Verwaltung nach der Veranstaltung (Rechnungsstellung, Dankesschreiben)

Vorteile des ausgelagerten Veranstaltungsmanagements

Nur wenige Unternehmen verfügen über Mitarbeiter, die auch erfahrene Veranstaltungsplaner und -manager sind. Wenn sie einen Dritten mit der Organisation ihrer Veranstaltung beauftragen, erhalten sie sofortigen Zugang zu Kenntnissen über die besten Veranstaltungsorte, bewährte logistische Abläufe zur Bewältigung schwieriger Situationen, kreativen Input für Rahmen- und Networking-Programme, Fachwissen bei der Beschaffung (vom Catering über Beschallungsanlagen bis hin zu Druckerzeugnissen), die Fähigkeit, die besten Angebote auszuhandeln (z. B. Mengenrabatte) und ein Verständnis für die Anforderungen an die Verwaltung einer multikulturellen Delegation.

Beachten Sie die folgenden Vorteile des ausgelagerten Veranstaltungsmanagements und der Planung:

Zugang zu verborgenen Ressourcen. Eventmanagement-Anbieter verfügen über umfangreiche Netzwerke, die Türen öffnen können, die sonst niemandem offen stehen. Dazu gehört der Zugang zu erstklassigen privaten Veranstaltungsorten, Clubs und Reisezielen.

Zeit sparen. Durch die Beauftragung eines Veranstaltungsunternehmens können Unternehmen Zeit bei der Recherche, Verhandlung und kreativen Planung sparen. Die wichtigsten Mitarbeiter des Unternehmens können sich dann auf die Bereitstellung hochwertiger Inhalte und andere Kernaktivitäten für die Veranstaltungsteilnehmer konzentrieren.

Erhalten Sie Mengenrabatte. Unternehmen, die neu in der Veranstaltungsplanung sind, erhalten bei der Beschaffung seltener Mengenrabatte als Dienstleister, die schon seit Jahren in diesem Bereich tätig sind. Mengeneinkäufe ermöglichen es ihnen, Material zu deutlich reduzierten Preisen einzukaufen, was wiederum ihren Kunden hilft, Geld zu sparen und Budgetposten zu erfüllen.

Bessere Objektivität. Bei der Frage, welche kreativen Ideen am besten funktionieren, kann ein externer Experte besser die Spreu vom Weizen trennen. Ein externer Veranstaltungsplaner kann hochwertige Vorschläge für Thema, Dekoration, Materialien und Zubehör machen, die dem Budget entsprechen.

Outsourcing von Veranstaltungsplanung und -management auf die Philippinen

Die Auslagerung von Eventmanagement- und Eventmanagement-Unterstützungsaufgaben an einen erfahrenen Offshore-Anbieter wie Sourcefit kann Unternehmen jeder Größe helfen, Kosteneinsparungen zu erzielen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu gewährleisten.

Bitte kontaktieren Sie uns, um mehr über die maßgeschneiderten Lösungen von Sourcefitfür Veranstaltungen zu erfahren.