Factures, contrats, formulaires, dossiers clients : la plupart des entreprises accumulent des volumes de documents qui doivent être numérisés, classés, saisis ou enrichis avant de pouvoir être exploités efficacement. Ce travail, essentiel mais rarement stratégique, fait partie des fonctions les plus anciennes et les plus éprouvées de l’externalisation.
Sa nature peu visible explique sans doute pourquoi il reste moins souvent évoqué que le service client ou le développement logiciel. Pourtant, le temps cumulé consacré à ces tâches documentaires au sein d’une équipe interne représente souvent un volume d’heures considérable, rarement mesuré précisément avant qu’une décision d’externalisation ne soit envisagée.
Ce qui se prête bien à l’externalisation
Plusieurs types de tâches documentaires reviennent régulièrement parmi les fonctions confiées à un prestataire externe, en raison de leur nature répétitive et bien définie.
- Numérisation et indexation de documents. Conversion de documents papier ou PDF en formats exploitables, avec un classement structuré permettant une recherche rapide.
- Saisie et vérification de données. Transfert d’informations depuis des formulaires ou documents sources vers des systèmes internes, avec un contrôle de cohérence.
- Enrichissement de bases de données. Complétion ou mise à jour d’informations existantes à partir de sources documentaires ou de recherches ciblées.
- Contrôle qualité documentaire. Vérification de la conformité et de l’exhaustivité des documents avant leur intégration dans un processus métier.
Pourquoi ce type de travail reste peu risqué à déléguer
Contrairement à des fonctions qui demandent un jugement métier complexe, le traitement de documents suit généralement des règles précises et vérifiables : un champ est correctement rempli ou ne l’est pas, un document est correctement classé ou ne l’est pas. Cette nature binaire facilite le contrôle qualité et limite le risque d’erreurs d’interprétation, à condition que les règles de traitement soient clairement documentées dès le départ.
Ce caractère vérifiable permet également de mettre en place des contrôles qualité automatisés relativement simples : un échantillonnage régulier suffit souvent à détecter une dérive de qualité avant qu’elle n’affecte un volume important de documents traités.
Les précautions à prendre malgré tout
Ces fonctions restent peu risquées dans l’ensemble, mais quelques points de vigilance méritent d’être clarifiés avant de confier un volume de documents à un prestataire externe.
- La confidentialité des documents traités. Certains documents (contrats, données clients, informations financières) demandent des garanties de confidentialité renforcées, à clarifier avec le prestataire avant tout transfert.
- La qualité des règles de traitement transmises. Des instructions imprécises sur la manière de traiter les cas particuliers produisent des résultats incohérents, même avec une équipe compétente.
FAQ
Quel volume de documents justifie d’externaliser leur traitement ?
Il n’existe pas de seuil universel, mais dès que cette tâche mobilise un temps disproportionné par rapport à sa valeur ajoutée pour votre équipe interne, l’externalisation mérite d’être envisagée.
Comment garantir la confidentialité de documents sensibles traités à l’extérieur ?
En vérifiant les clauses de confidentialité du prestataire, ses certifications de sécurité, et en limitant l’accès aux seules personnes assignées au traitement de vos documents.
Le traitement de documents nécessite-t-il un logiciel spécifique ?
Cela dépend du volume et du type de document, mais la plupart des prestataires s’adaptent aux outils déjà utilisés par le client, plutôt que d’imposer un changement de système.
Peut-on externaliser uniquement une partie ponctuelle d’un arriéré documentaire ?
Oui, c’est une approche courante pour résorber un retard ponctuel (numérisation d’archives, par exemple) sans nécessairement externaliser la fonction de façon permanente.
Comment vérifier la qualité du travail une fois les documents traités à l’extérieur ?
En prévoyant un échantillonnage régulier des documents traités, comparé aux règles définies au départ, plutôt qu’un contrôle exhaustif de chaque document individuellement.
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