職位摘要
我們正在尋找一位組織能力強、積極主動且注重細節的行政助理，以在國際化的商業環境中協助高階主管。此職位將主要負責複雜的行程管理、國際差旅協調、費用報銷處理，以及日常行政支援工作。
理想的候選人應具備成熟穩重、機智靈活的特質，並能獨立工作，同時支援身處不同時區的多位高階專業人士。此職位最適合具備支援海外高階主管經驗，且擅長管理緊湊行程、差旅規劃及高階主管優先事項的人選。
工作內容
- 工作模式：居家辦公
- 服務時間：週一至週五，下午 5:00 至凌晨 2:00（馬尼拉時間）
- 假日日程：英國假日
責任
行政支援與行事曆管理
- 管理橫跨多個時區的高階決策者之複雜行事曆
- 安排內部與外部會議，同時確保高階主管的時間得到有效運用
- 預先察覺並解決行事曆衝突、排程重疊及臨時變更
- 協調會議後勤事宜，並確保高層主管已充分了解情況並做好準備
- 掌握各利益相關方日程與優先事項的整體狀況
行程協調
- 負責安排國內及國際差旅事宜，包括機票、飯店及地面交通
- 與旅遊服務供應商或指定的旅遊合作夥伴協調，以確保預訂資訊正確無誤，並符合高階主管的偏好
- 擬定清晰且完整的行程表
- 針對與差旅相關的變更、中斷或緊急請求，提供持續支援
- 協助高階主管協調橫跨不同地區與時區的差旅事宜
費用管理
- 依照公司政策處理、追蹤及核對高階主管的費用
- 完整且準確地保存收據、提交文件及核准文件的紀錄
- 有效運用內部費用系統與工具
- 確保費用報銷能準時提交，並附上完整憑證
行政協調
- 透過 Outlook、電子郵件及其他內部系統管理通訊
- 針對待辦事項、文件及高層要求，提供行政層面的後續處理
- 在處理敏感資訊時，須保持高度的保密性與專業性
- 根據業務需求，支援臨時協調工作
資格
- 至少具備 3 至 5 年擔任行政助理、私人助理、虛擬助理或類似行政支援職務的經驗
- 具備支援高階主管、海外客戶或兩者皆有的實務經驗
- 具備同時支援多位高階主管的實證能力
- 在管理涉及多個利害關係人及不同時區的複雜行程表方面擁有豐富經驗
- 在協調差旅安排方面擁有豐富經驗，包括航班、飯店預訂及地面交通
- 具備透過費用管理平台（最好是 SAP Concur）處理及管理費用的經驗
- 精通 Microsoft Outlook 及 Microsoft Office 應用程式
- 具備出色的英語書面及口頭溝通能力
- 組織能力極佳，且極為注重細節
- 能夠在遠端環境中獨立且有效地工作
- 展現高度的專業精神、謹慎態度及保密意識