산업
이벤트 작업 아웃소싱
이벤트 기획 및 관리는 미국에서만 매년 백만 개 이상의 일자리를 창출하는 수십억 달러 규모의 산업입니다. 팬데믹으로 인한 전례 없는 혼란에도 불구하고 이벤트 부문의 시장 가치는 2030년에 5,386억 달러로 급증하여 연평균 13%의 성장률을 기록할 것으로 예상됩니다. American Express의 2025년 글로벌 이벤트 산업 전망에서 설문조사에 참여한 기획자들은 향후 2년 이내에 대면 이벤트가 팬데믹 이전 수준으로 회복될 것으로 예상한다고 답했습니다. 또한, 물질적 소유보다 경험을 우선시하는 밀레니얼 세대의 70%가 시장에 영향력을 행사하면서 독특한 체험형 이벤트에 대한 수요도 증가하고 있습니다.
이벤트, 회의 또는 컨퍼런스의 조직을 제3자에게 맡기는 것은 모든 비즈니스에 있어 큰 결정입니다. 이벤트 기획을 아웃소싱할지 여부는 이벤트의 규모와 복잡성, 그리고 이벤트가 완료될 때까지 성공적으로 관리하고 실행할 수 있는 사내 팀의 능력에 따라 달라집니다.
또 다른 주요 고려 사항은 이벤트를 사내에서 관리할 때와 타사에 아웃소싱할 때 절약할 수 있는 비용입니다. 기업이 모든 것을 직접 관리하기로 결정할 경우, 핵심 인력 중 일부는 장소 검색, 참석자 및 등록 관리, 이벤트 자료 작성, 기타 시간 집약적인 업무 수행에 오랜 시간 묶여 있다는 점을 이해해야 합니다. 시간 투자 외에도 이 분야에 대한 경험이 부족하면 전문가가 맡을 때보다 더 많은 비용이 발생할 수 있습니다.
이벤트 관리 회사 자체적으로도 백오피스 지원 및 견적과 같은 특정 전문적이고 노동 집약적인 업무를 아웃소싱하여 서비스의 효율성을 최적화하고 고객에게 최저 비용으로 가장 강력한 서비스를 제공할 수 있도록 할 수 있습니다.
아웃소싱할 이벤트 작업
이벤트 서비스 제공업체는 기업 이벤트, 컨퍼런스, 네트워킹 이벤트, 로드쇼, 엔터테인먼트 프로그램, 전시회, 세미나 등을 기획, 기획 및 관리합니다. 스타트업과 소규모 기업부터 다양한 업종의 우량 기업까지 다양한 고객층을 확보하고 있습니다. 중요한 것은 기업이 산업 및 기업별 이벤트 기획에 대한 풍부한 경험을 보유한 서비스 제공업체와 파트너십을 맺는 것입니다.
이벤트 기획자는 고객의 의제 중 특정 항목을 다루거나 처음부터 끝까지 전체를 담당할 수 있습니다. 아웃소싱할 수 있는 작업은 다음과 같습니다:
- 예산 책정(현실적인 옵션으로 예산 생성)
- 창의적 사고(즉시 실행 가능한 아이디어)
- 백업 및 위험 관리 계획 개발
- 장소 사전 선정 및 선택
- 공급업체 조정(케이터링, 운송, AV 및 엔터테인먼트, 온라인 등록, 웹마스터 작업, 스폰서십 등 포함)
- 디지털 및 물리적 이벤트 커뮤니케이션 관리 및 생성
- RSVP 관리
- 결제 및 현금 흐름 관리
- 현장 관리
- 이벤트 후 관리(인보이스 발행, 감사 편지)
아웃소싱 이벤트 관리의 이점
전문 이벤트 기획자 및 관리자를 겸비한 직원을 보유한 기업은 거의 없습니다. 제3자를 고용하여 이벤트를 조직하면 최적의 장소에 대한 지식, 까다로운 상황에 대처할 수 있는 검증된 물류 워크플로, 소셜 및 네트워킹 프로그램을 위한 창의적인 아이디어, 소싱 전문성(케이터링부터 음향 시스템, 인쇄물까지), 최상의 거래 협상 능력(예: 할인 수량 가격), 다문화 대표단 관리를 위한 요구 사항에 대한 이해를 즉시 확보할 수 있습니다.
아웃소싱 이벤트 관리 및 기획의 다음과 같은 이점을 고려하세요:
숨겨진 리소스에 액세스하세요. 이벤트 관리 제공업체는 누구도 이용할 수 없는 문을 열어줄 수 있는 광범위한 네트워크를 보유하고 있습니다. 여기에는 프리미어 프라이빗 장소, 클럽 및 여행지에 대한 액세스가 포함됩니다.
시간 절약. 이벤트 회사를 고용하면 기업은 조사, 협상, 창의적인 기획에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 그러면 회사의 핵심 직원은 이벤트 참석자를 위한 고품질 콘텐츠와 기타 핵심 활동에 집중할 수 있습니다.
대량 구매 할인을 받으세요. 이벤트 기획을 처음 접하는 기업은 수년간 이 일을 해온 서비스 제공업체에 비해 소싱 시 대량 구매 할인을 받을 가능성이 낮습니다. 대량 구매를 통해 대폭 할인된 가격으로 물품을 구매할 수 있으므로 고객은 비용을 절감하고 예산 항목을 충족하는 데 도움이 됩니다.
객관성 향상. 어떤 창의적인 아이디어가 가장 효과적인지 외부 전문가가 알곡과 쭉정이를 더 잘 구분할 수 있습니다. 외부 이벤트 플래너는 예산에 맞는 테마, 장식, 재료 및 소모품에 대한 높은 가치의 제안을 제공할 수 있습니다.
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